Privacyverklaring Gastvrijheidskompas en Gastvrij Leiderschapskompas

Je staat op het punt een kompas in te vullen. Dat is een vragenlijst over hoe jij je gedraagt in je werk, met een persoonlijk rapport als uitkomst. Je vult daarbij ook een paar gegevens over jezelf in. Op deze pagina lees je in gewone taal wat er met die gegevens gebeurt, wie het rapport ontvangt en wat jouw rechten zijn. Lees dit rustig door voordat je begint.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

Dat hangt af van hoe je bij het kompas terechtkomt.

Vul je het kompas in op verzoek van jouw werkgever of opdrachtgever, dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt waarom zij het kompas inzet en wie het rapport ontvangt. Gastvrijheid in Bedrijf is dan verwerker: wij verzorgen het kompas en het rapport in opdracht van jouw organisatie, en we volgen daarbij de afspraken die we met jouw organisatie in een verwerkersovereenkomst hebben vastgelegd. Heb je vragen over waarom jouw organisatie het kompas inzet of wie het rapport te zien krijgt, stel die dan aan je leidinggevende of aan de contactpersoon die je de toegangscode gaf.

Heb je het kompas zelf besteld, dan is Gastvrijheid in Bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken we jouw gegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren.

Gastvrijheid in Bedrijf is gevestigd aan de Edisonstraat 84, 7006 RE Doetinchem, KvK 98044273, onderdeel van Sociale impactmakers B.V., KvK 98044389. Laura de la Mar is eigenaar en aanspreekpunt voor privacyvragen. Je bereikt ons via info@gastvrijheidinbedrijf.nl of 085-4011999.

Welke gegevens we verwerken

Bij het invullen vragen we je voornaam, achternaam en e-mailadres. Daarnaast leggen we vast bij welke organisatie je hoort, welke toegangscode je gebruikt en welk kompas je invult.

De kern van het kompas zijn je antwoorden op de stellingen. Uit die antwoorden berekenen we scores en een profiel: bij het Gastvrijheidskompas je voorkeursstijl, je houding en je vaardigheden in gastvrijheid; bij het Gastvrij Leiderschapskompas je stijl en vaardigheden in gastvrij leiderschap. Die scores en het rapport dat eruit volgt zijn persoonsgegevens over jouw gedrag op het werk. We behandelen ze daarom met extra zorg.

Verder slaan we technische gegevens op die nodig zijn om het kompas te laten werken en fouten op te sporen, zoals het tijdstip van invullen, de status van je rapport en logbestanden van onze systemen. We verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid, geloof of afkomst, en we vragen daar ook niet naar.

Waarvoor we jouw gegevens gebruiken

We gebruiken je gegevens om het kompas te laten werken, je persoonlijke rapport te maken, dat rapport te bezorgen bij jou en bij de ontvangers die jouw organisatie heeft aangewezen, je bij vragen te helpen en om fouten in de techniek op te lossen. Als jouw organisatie het kompas afneemt, gebruiken we de gegevens ook om de opdracht met jouw organisatie uit te voeren, bijvoorbeeld door in een training of adviestraject op de uitkomsten voort te bouwen.

Uit alle rapporten samen maken we cijfers die niet meer naar personen te herleiden zijn. Daarmee ijken we de stellingen en verbeteren we het kompas. Jouw naam en e-mailadres zitten daar niet in.

We gebruiken je antwoorden en rapport niet voor marketing. We verkopen je gegevens nooit en we laten geen besluiten over jou volledig aan een computer over.

Wie het rapport ontvangt

Dit is het belangrijkste onderdeel van deze verklaring, dus we zeggen het precies.

Je persoonlijke rapport gaat naar jouw e-mailadres, als jouw organisatie dat zo heeft ingesteld. In de meeste gevallen ontvang je een mail met een link naar je rapport online.

Als jouw organisatie het kompas inzet, gaat het rapport ook naar de ontvangers die jouw organisatie heeft opgegeven. Meestal is dat jouw leidinggevende of de begeleider van het programma. Jouw organisatie is verplicht om je vooraf te vertellen wie dat zijn. Op het startscherm zie je bij “wie ontvangt jouw rapport” wat voor jouw organisatie is ingesteld.

Gastvrijheid in Bedrijf krijgt een melding dat je rapport klaar is, met daarin je naam, organisatie en de link naar het rapport. Onze trainers en adviseurs gebruiken het rapport alleen als dat nodig is voor het programma bij jouw organisatie.

Het rapport gaat niet naar anderen. Wil jouw organisatie het rapport met meer mensen delen, dan moet zij dat zelf met jou afstemmen.

Op welke grondslag we dit doen

Als jouw organisatie het kompas inzet, verwerkt zij je gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang bij het ontwikkelen van medewerkers en teams, of ter uitvoering van jullie arbeids- of opdrachtovereenkomst. Wij verwerken de gegevens als verwerker in haar opdracht. Je bevestigt op het startscherm dat je deze verklaring gelezen hebt. Dat is een bevestiging dat je weet wat er gebeurt, geen toestemming die je moet geven om mee te doen.

Meedoen blijft een keuze. Wil je het kompas niet invullen, bespreek dat dan met je leidinggevende. Het kompas is een hulpmiddel om te ontwikkelen, geen beoordeling.

Heb je het kompas zelf besteld, dan is de grondslag de overeenkomst die je met ons sluit.

Hoe lang we jouw gegevens bewaren

Je online rapport blijft 12 maanden bereikbaar via de persoonlijke link. Daarna halen we het rapport en je antwoorden uit de app.

De registratie van je rapport in onze administratie (naam, e-mailadres, organisatie, datum en status) bewaren we 12 maanden na afronding. Technische kopieën van de gegevens die we nodig hebben om fouten op te sporen, wissen we na 30 dagen.

Als jouw organisatie het kompas afneemt, bewaren we een archiefexemplaar van het rapport zolang onze opdracht met jouw organisatie loopt, plus één jaar daarna. Daarna wissen we het, tenzij jouw organisatie ons eerder vraagt dat te doen.

Cijfers die niet meer naar jou te herleiden zijn, bewaren we zonder einddatum.

Het contactformulier op deze website

Vul je het contactformulier in, dan verwerken we je naam, e-mailadres en, als je die invult, je organisatie, telefoonnummer en het aantal deelnemers, samen met je bericht. We gebruiken die gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en een eventueel voorstel te maken. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om op je bericht te reageren, of de voorbereiding van een overeenkomst.

Om misbruik en spam tegen te gaan bewaren we een versleutelde, niet-herleidbare weergave van het IP-adres van de verzender. Berichten uit het contactformulier bewaren we maximaal 24 maanden en daarna wissen we ze. Wil je je bericht eerder laten verwijderen, mail dan naar info@gastvrijheidinbedrijf.nl.

Wie ons helpen bij de verwerking

We werken met een klein aantal leveranciers die de techniek achter het kompas leveren. Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten. Dit zijn Lovable (de app waarin je het kompas invult), Supabase (de database en de opslag van rapporten), Hostinger (de server waarop onze automatisering draait), Microsoft 365 (e-mail en kantoorsoftware) en Dropbox (het beveiligde archief van rapporten).

We slaan je gegevens op binnen de Europese Economische Ruimte. Waar een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG vraagt, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

Hoe we jouw gegevens beveiligen

Je bereikt het kompas alleen met een toegangscode en over een beveiligde verbinding. Je rapport staat achter een link met een unieke sleutel die niet te raden is. De databases zijn afgeschermd, zodat alleen onze eigen systemen erbij kunnen. Onze automatisering controleert elk bericht op echtheid voordat ze een rapport verstuurt. Toegang tot rapporten binnen Gastvrijheid in Bedrijf is beperkt tot de mensen die eraan werken.

Ontdekken we ooit een datalek dat jou raakt, dan melden we dat aan jouw organisatie en, waar de wet dat vraagt, aan jou en aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat het kompas wel en niet is

Het kompas is een hulpmiddel om je eigen gedrag in gastvrijheid beter te begrijpen en te ontwikkelen. Het is geen psychologische test, geen diagnose en geen oordeel over jou als persoon. De uitkomst is een momentopname, gebaseerd op wat jij zelf invult, en verandert als jij verandert.

We vragen organisaties om het rapport te gebruiken als gespreksstof voor ontwikkeling en niet als enige basis voor besluiten over aanname, beoordeling, beloning of ontslag. Ook mogen zij de uitkomsten niet gebruiken om onderscheid te maken op grond van afkomst, geslacht, leeftijd, geloof, seksuele voorkeur, handicap of een andere beschermde grond. Meer daarover lees je in de spelregels van het kompas.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je mag ons vragen de verwerking te beperken, je mag bezwaar maken tegen de verwerking en je hebt recht op een kopie van je gegevens in een gangbaar bestandsformaat. Je rapport zelf is al zo’n kopie.

Vul je het kompas in via jouw organisatie, richt je verzoek dan bij voorkeur aan jouw organisatie; die is de verwerkingsverantwoordelijke. Je mag ook bij ons aankloppen via info@gastvrijheidinbedrijf.nl, dan zorgen wij dat het verzoek op de juiste plek komt. We reageren binnen een maand.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we het samen uit. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

Als we deze verklaring aanpassen, zetten we de nieuwe versie met datum op deze pagina. Bij een grote wijziging die jouw rapport raakt, informeren we jouw organisatie.